CODE OF CONDUCT

VERHALTENSKODEX

INSTANT PROJECT GmbH - Berlin

Unser Verhaltenskodex ist ein Leitfaden für das gesamte Unternehmen INSTANT PROJECT gilt und deshalb für jeden von uns gleichermaßen. Im Einzelnen richtet er sich an die Geschäftsleitung, das Team und natürlich auch an alle unsere Geschäftspartner. Er repräsentiert zum einen den Anspruch an uns selbst, den darin aufgeführten Werten und Grundsätzen gerecht zu werden und signalisiert zugleich nach außen ein verantwortungsvolles Verhalten gegenüber unseren Geschäftspartnern, Interessenten und unserem Team.

Verpflichtung der Unternehmensleitung

Das Unternehmen INSTANT PROJECT sieht sich in der Pflicht, ökonomisch, sozial und umweltbewusst zu handeln. Das Unternehmen ist stets bestrebt, seine Geschäfte kompetent auf ethisch moralischer Grundlage zu betreiben und in allen Märkten, in denen es tätig ist, einen fairen Wettbewerb zu betreiben. Hierzu zählen die Einhaltung der geltenden Gesetze und die Akzeptanz von Verboten bzw. Wettbewerbsbeschränkungen. Wir wollen auf alle Fälle vermeiden, uns gegenüber Partnern oder Wettbewerbern unzulässige Vorteile zu verschaffen.

Teamgeist, konstruktive Zusammenarbeit

Wir stellen vorhandene Lösungen kontinuierlich in Frage und entwickeln neue Ideen zum Wohle unserer Geschäftspartner. Hierzu fördern wir die konstruktive Zusammenarbeit aller Beteiligten. Ihre Interessen und Anforderungen an uns sind für unsere Arbeit und Weiterentwicklung ausschlaggebend. Nur durch konsequentes Teamwork können wir in unterschiedlichen Geschäftsfeldern erfolgreich sein.

Standards der Zusammenarbeit

Wir erwarten von allen externen und internen Beteiligten, dass sie stets nach höchsten beruflichen Standards handeln. Verstoßen externe wie interne Partner im Rahmen Ihrer Tätigkeit bzw. durch ihr Verhalten gegen bestehende Richtlinien, Regelungen oder Vorschriften, haben die betreffenden Beteiligten mit disziplinarischen Maßnahmen zu rechnen (z.B. durch das sog. „Blacklisting“).

Offene Kommunikation und Fehlerkultur

Fehler passieren! Durch sie sind wir in der Lage zu lernen. Auch vertuschen wir Fehlverhalten nicht. Melden Beteiligte in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten, dulden wir diesen gegenüber keinerlei Einschüchterungsversuche oder Repressalien. „In gutem Glauben“ verstehen wir so, dass der Beteiligte überzeugt ist, dass seine Darstellung erst einmal der Wahrheit entspricht. Dies gilt unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung die Version des Beteiligten bestätigt oder nicht.

Dialog mit Kooperationspartnern

Alle Geschäftsinformationen unserer Partner und deren Geschäftsgeheimnisse werden prinzipiell sensibel und absolut vertraulich behandelt. Erforderliche Dokumente werden sachgerecht erstellt und nach dem Ende der Zusammenarbeit auf Wunsch zurückgegeben oder unsererseits automatisch vernichtet.

Partnerorientierung

Wir verhalten uns unseren Geschäftspartnern gegenüber stets fair und ehrlich. Wir erfassen die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen unserer Geschäftspartner, um eine zielgerichtete Umsetzung in Dienstleistungen oder andere Prozesse zu gewährleisten. Unser oberstes Ziel ist es, auf der Basis von Vertrauen eine langfristige und stabile Beziehung zu unseren Interessenten- und Partnernetzwerken aufzubauen.

Annahme von Zuwendungen, Spenden

a) Zuwendungen an uns

Unser Team fordert oder akzeptiert von Geschäftspartnern keine persönlichen Vorteile, die das eigene Verhalten hinsichtlich der eigenen Tätigkeit für das Unternehmen beeinflussen oder beeinflussen könnten. Werden Zuwendungen von Dritten angeboten, dürfen diese nur dann angenommen werden, wenn sie allgemein übliche Praxis sind und als Höflichkeit oder Gefälligkeit anerkannt werden können (übliche Werbegeschenke etc.). Bei Zuwendungen, deren Wert den üblichen Betrag übersteigt, muss der Compliance Beauftragte bzw. die Leitung informiert werden. Ist dies nicht möglich, sind diese Zuwendungen grundsätzlich abzulehnen.

b) Zuwendungen durch uns

Zuwendungen oder Aufmerksamkeiten unsererseits dürfen ebenfalls nur in einem für die Geschäftsbeziehung üblichen Rahmen und in einem materiell angemessenen Umfang angeboten werden. Der Empfänger darf damit keine Verpflichtung verbinden können, die seine geschäftlichen Entscheidungen beeinflussen würde.

c) Spenden

Das Unternehmen INSTANT PROJECT GmbH spendet grundsätzlich nicht an politische Parteien,
an Einzelpersonen oder an Organisationen, deren Ziele unserer Unternehmensphilosophie widersprechen oder unsere Reputation schädigen. Die Vergabe von Spenden erfolgt, im Falle des Falles, transparent.

Wir dulden keinerlei Form von Korruption und Bestechung, unabhängig davon, ob dadurch unser Firmenvermögen oder das Vermögen Dritter geschädigt wird. Wir sorgen durch interne Kontrollmechanismen dafür, dass Bestechung, Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Steuerhinterziehung oder Geldwäsche vorgebeugt wird. Dem Team ist es untersagt, Gefälligkeiten jeglicher Art anzunehmen oder zu erteilen, die an einen ungebührlichen Vorteil gekoppelt sind. Auch unsere Geschäftspartner sind angehalten Interessenkonflikte, die ein Korruptionsrisiko bergen, bereits im Vorfeld zu vermeiden.

Datenschutz

Wir behandeln alle personen- und projektbezogenen Daten unserer Geschäftspartner mit allergrößter Sorgfalt.
Dazu zählen u.a. Namen, Adressen, Telefonnummern sowie Geburtsdatum und Informationen über den gegenwärtigen Projektstatus. Unser Team ist dazu verpflichtet zur Sicherung der Daten alle Maßnahmen zu treffen, die dazu geeignet sind unser IT-System sowohl vor internem als auch externem Datendiebstahl
zu schützen. Wir setzen kein CRM System ein und es werden keinerlei Daten dauerhaft gespeichert. Des Weiteren werden Sie von INSTANT PROJECT niemals Werbung, Newsletter oder sonstige Nachrichtem mit Werbecharakter bekommen. Jede Information ist rein Zweck- und Projektbezogen für die jeweilige Dauer der Kooperation oder vergleichbar.

Schutz der Umwelt

Der Schutz der Umwelt und des Klimas ist uns ein äußerst wichtiges Anliegen und spiegelt sich auch deutlich in unserer favorisierten Projektausrichtung wieder. Unser Team ist stets dazu angehalten alle natürlichen Ressourcen, die in unserem Unternehmen eingesetzt werden, (z.B. Energie, Wasser) schonend zu behandeln. Ein verantwortungsvoller Umgang wird von allen Beteiligten erwartet. Wir halten zum Schutz unseres Teams alle Gesetze und Regeln, die die Gesundheit, die Hygiene und die Sicherheit am Arbeitsplatz (auch Homeoffice) betreffen ein. Dazu werden insbesondere von der Geschäftsleitung Maßnahmen ergriffen, die für unser Team eine gesunde und gefahrenfreie Arbeitsumgebung schaffen.

Einhaltung geltenden Rechts

Wir verpflichten uns dazu, uns mit den Gesetzen, Vorschriften und Regeln, die für den jeweiligen Verantwortungsbereich relevant sind, vertraut zu machen und ausnahmslos einzuhalten. Alle Beteiligten tragen bei der Erfüllung des Verhaltenskodex eine hohe Verantwortung. Die Geschäftspraktiken unserer Geschäftspartner und deren Partner müssen ebenso den geltenden Gesetzen Rechnung tragen. Ein möglicher Verstoß gegen die Geldwäscherichtlinien muss auch durch unsere Geschäftspartner ebenso ausgeschlossen sein, wie eine mögliche Terrorismusfinanzierung.

Fairer Wettbewerb

Wir fühlen uns dem fairen Wettbewerb verpflichtet und halten uns an die Gesetze und Regeln. Wir unterlassen Absprachen über Preise, Konditionen und Strategien mit Konkurrenten. Wir nehmen darüber hinaus an keinen wettbewerbswidrigen Aktionen teil.

Diskriminierungsverbot

Jede Form von Diskriminierung ist intern wie extern prinzipiell untersagt. Gleichgültig, ob es sich dabei um die Nationalität, ethnische Zugehörigkeit, das Alter, das Geschlecht, die sexuelle Ausrichtung, um den Familienstand, eine Schwangerschaft, eine Behinderung, oder um Religion oder Weltanschauung handelt.
Wir pflegen stets ein respektvolles miteinander.

Umgang mit internen und externen Informationen

Wir legen größten Wert darauf, dass mit dem geistigen Eigentum des Unternehmens sorgfältig und verantwortungsbewusst umgegangen wird. Des Weiteren sind Quellenschutz und Verschwiegenheit fundamentale Grundwerte unseres Unternehmens.

Schutz vor Kinder- oder Zwangsarbeit

Wir lehnen jedwede Art von Kinder- oder Zwangsarbeit ohne Ausnahme strikt ab und erwarten dies auch von unseren Geschäftspartnern in Zusammenhang mit einem möglichen Projekt. Schulpflichtige Kinder dürfen auch dann nicht beschäftigt werden, wenn die gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes unseres Geschäftspartners dies erlauben würden. Eine Unterstützung für Projekte schließen wir bei Verdacht auf Kinderarbeit konsequent aus.

Umsetzung und Durchsetzung 

Das Unternehmen INSTANT PROJECT GmbH verpflichtet sich, alle erforderlichen Anstrengungen zu unternehmen, um den in diesem Verhaltenskodex / Code of Conduct beschriebenen Grundsätzen und Werten gerecht zu werden.

Für Fragen wenden Sie sich bitte an: compliance[at]instantproject.de